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Recordatorios y reseñas

La pestaña Notificaciones: recordatorios de cita, confirmación al reservar, check-in por QR y reseñas tras la encuesta.

La pestaña Notificaciones de Configuración decide qué avisos automáticos salen hacia el paciente: los recordatorios de cita, la confirmación al reservar, el QR de llegada y la petición de reseñas. La ve todo el equipo, pero solo un administrador puede cambiarla; a los demás les dice que es solo para administradores. Los avisos internos al equipo (caducidad, métricas) no están aquí, sino en la pestaña «Alertas». El portal del paciente, que también aparece en esta pestaña, tiene su propio artículo.

¿Cómo activo los recordatorios de cita?

Con el interruptor «Recordatorios de cita». Apagado, no sale ningún recordatorio, y al encenderlo aparecen sus opciones:

• Canal de envío: Email, WhatsApp o Ambos. Si eliges WhatsApp y la clínica aún no tiene un número de WhatsApp activo, la pantalla te avisa de que esos recordatorios no saldrán por ese canal hasta configurarlo en la pestaña WhatsApp.
• Primer aviso y Segundo aviso: cada uno tiene su propio interruptor y las horas de antelación respecto a la cita, entre 1 y 720.

¿Qué reglas tienen los dos avisos?

El segundo aviso tiene que salir más cerca de la cita que el primero: con el primero a 2 horas y el segundo a 24, el servidor rechaza el cambio. Si apagas uno de los dos, no hay orden que comprobar.

Los recordatorios solo se entregan entre las 09:00 y las 21:00, hora de la clínica (esas son las horas de silencio por defecto, de 21:00 a 09:00; se cambian en Configuración › Notificaciones): un aviso que toca de noche espera a que se abra la franja, y si al abrirse a la cita le quedan menos de 30 minutos, ya no se manda. Esa misma franja la respetan los avisos de recall, las ofertas de la lista de espera, los cuestionarios y consentimientos y el seguimiento de WhatsApp. Solo se envían de citas en estado Pendiente, Confirmada o En espera, y de pacientes activos.

¿Y la confirmación al reservar?

El interruptor «Confirmación al reservar» avisa al paciente justo al crear la cita, además de los recordatorios de antes. Cuelga del interruptor general: si apagas los recordatorios, la confirmación tampoco sale aunque la hubieras dejado activa. Con el canal WhatsApp o Ambos, recuerda que el texto de la plantilla aprobada por Meta no cambia solo al activar esto.

¿Qué hace el check-in por QR?

Si lo activas («Check-in por QR», solo con el módulo de citas), el correo del recordatorio lleva un código QR para que el paciente registre su llegada sin pasar por recepción.

¿Qué es «Confianza en canales automáticos»?

Con ese interruptor encendido, una cita que el paciente reserva por WhatsApp, por el bot de voz o por el portal deja de aparecer en la bandeja «Requiere acción» del inicio. Solo cambia esa bandeja: la cita sigue estando en las solicitudes online hasta que recepción la acepte.

¿Qué es el reagendado automático?

Con «Reagendado automático» encendido, cuando es la clínica quien cancela una cita se manda un WhatsApp al paciente preguntando si quiere que le busquen otro hueco. «Horas de espera antes de enviar» (de 0 a 168) da tiempo a que recepción llame primero; 0 lo manda en cuanto se cancela. Solo se envía si el número de WhatsApp está activo, el paciente ha dado su consentimiento para WhatsApp y «El asistente responde solo» está encendido en la pestaña WhatsApp.

¿Cómo funcionan las reseñas?

En la sección Reseñas, tras la encuesta de satisfacción:

• Enlace de reseña: tu enlace de Google u otra web, que debe empezar por https://. Si lo dejas vacío, todo el sistema de reseñas queda apagado, incluido el aviso por las notas bajas.
• A todos por igual: el enlace se ofrece a todos los pacientes que contestan la encuesta, sin importar la nota, una sola vez por paciente. Pedir la reseña solo a quien puntúa alto es filtrar las opiniones, y las propias plataformas de reseñas lo prohíben.
• Nota de promotor: de 7 a 10, sobre 10 (9 es la recomendada). Solo sirve para tus informes (cuántos promotores y detractores tienes); no decide a quién se le pide la reseña.
• Quien puntúa 6 o menos (detractor) ve lo mismo que los demás, y además los administradores reciben una notificación con un enlace a su ficha para contactarle.

¿A quién ya se le ha pedido?

En la lista de Pacientes aparece la columna Reseña (solo si tienes enlace de reseña) y puedes filtrar por ella. Tiene cuatro estados: Sin pedir, Enlace enviado, Enlace abierto y Publicada. Los tres primeros salen solos de lo que ha pasado con la encuesta. «Publicada» la marca una persona desde la ficha del paciente (pestaña Resumen, tarjeta «Reseña pública», botón «Marcar como publicada»), porque Google no nos dice quién ha publicado. A quien figura como publicada no se le vuelve a ofrecer el enlace, y puedes quitar la marca si te equivocaste. Solo se guarda la fecha y quién la puso: nunca el texto de la reseña, ni su nota, ni un enlace a ella.

Cada sección de la pestaña tiene su propio botón «Guardar cambios», también las horas de silencio: el de los recordatorios no guarda las reseñas, ni al revés. El botón solo se activa cuando has cambiado algo en su sección; si deshaces el cambio, vuelve a apagarse.

¿Qué cambia en la clínica de práctica?

Los recordatorios, la confirmación al reservar, el reagendado, el enlace de reseña y el portal nacen apagados y no se pueden encender: la práctica no envía nada real. Sí puedes cambiar, por ejemplo, la nota de promotor de las reseñas o el check-in por QR.