Política de privacidad del producto NuvaClin
1. Quién trata tus datos
NuvaClin es una marca comercial explotada por Lucas Ignacio Sarabia Bannatyne, persona física con NIF 72071078A y domicilio en Calle Castelar 19, 3.º Derecha, 39004 Santander (Cantabria), España. No existe sociedad interpuesta. Contacto para cualquier cuestión de protección de datos: admin@nuvaclin.es.
Esta política cubre el producto NuvaClin — la aplicación web y móvil que usa el personal de una clínica. Es distinta de la política de la web nuvaclin.es, que cubre los formularios y la analítica de esa web.
El reparto de papeles, que determina a quién reclamar
| Tu clínica es la responsable | Decide qué datos de sus pacientes trata, para qué y durante cuánto tiempo. Si eres paciente, tus derechos se ejercen ante tu clínica. |
|---|---|
| NuvaClin es el encargado | Trata esos datos únicamente siguiendo las instrucciones de la clínica, como exige el art. 28 RGPD. |
| Excepción | De los datos de la cuenta del profesional que usa la aplicación (nombre, email, contraseña, registro de accesos) y de los de facturación de la propia clínica como cliente, NuvaClin sí es responsable. |
2. Qué datos se tratan
Del profesional que usa la app: nombre, email, contraseña (guardada como hash, nunca en claro), rol y permisos, el segundo factor de autenticación si lo tiene configurado, registro de auditoría de sus acciones y, si la clínica usa ese módulo, sus fichajes.
De los pacientes de la clínica, introducidos por ella:
- Identificación y contacto: nombre, documento de identidad, teléfono, email, dirección, fecha de nacimiento.
- Datos de salud (art. 9 RGPD): historia clínica, alergias, notas clínicas, planes de tratamiento y presupuestos; en clínicas dentales, además, odontograma y periodontograma.
- Transcripciones y resúmenes de llamadas o dictados de voz.
- Documentos y consentimientos informados firmados.
- Conversaciones de WhatsApp mantenidas con la clínica.
- Fotografías subidas o tomadas con la cámara (cuestionarios, documentos).
- Datos económicos de sus tratamientos: facturas, cobros y saldos.
3. Para qué
Gestión asistencial y de agenda; facturación y contabilidad; comunicación con el paciente (recordatorios, WhatsApp, email, portal); asistencia mediante inteligencia artificial (consultas en lenguaje natural, lectura automática de documentos, transcripción de voz y atención telefónica con IA); y seguridad y trazabilidad de los accesos.
Las bases jurídicas de cada tratamiento las determina la clínica como responsable.
4. Dónde están los datos
La aplicación —incluido el servicio que atiende las llamadas de voz— y la
base de datos se ejecutan en la Unión Europea, en la región
europe-west4 (Países Bajos) de Railway, y las copias continuas de la base
de datos (con restauración a un punto en el tiempo) también están en la UE.
Los ficheros adjuntos (documentos y consentimientos firmados, adjuntos de notas clínicas, imágenes, archivos recibidos por WhatsApp) se guardan en un servicio de almacenamiento de Cloudflare cuya ubicación no está fijada a la Unión Europea: la elige el proveedor. Mientras sea así, lo tratamos como una posible transferencia internacional.
Los siguientes subencargados intervienen en el servicio. Varios son estadounidenses, de modo que existe o puede existir transferencia internacional, que debe ampararse en los mecanismos previstos en el capítulo V del RGPD:
| Subencargado | Para qué | Qué puede ver |
|---|---|---|
| Railway (UE) | Alojamiento y base de datos | Todos los datos |
| Cloudflare R2 (EE. UU.; ubicación del almacenamiento sin fijar) | Almacenamiento de ficheros adjuntos | Los ficheros que se suben o generan en la aplicación, que incluyen datos de salud: documentos y consentimientos firmados, adjuntos de notas clínicas, imágenes de odontograma, archivos de WhatsApp y el volcado cifrado de los datos de una clínica que se genera antes de borrarla |
| OpenAI (EE. UU.) | Asistente, lectura automática de documentos, transcripción y síntesis de voz, la conversación de la recepcionista telefónica con IA y el agente que responde por WhatsApp | El contenido enviado en cada consulta, el audio de las llamadas atendidas por la IA y, en el agente de WhatsApp, los mensajes del paciente y los datos de su ficha que el agente consulta, como su plan de tratamiento. Todo ello puede incluir datos de salud |
| Twilio (EE. UU.; las llamadas se procesan en su región de Irlanda) | Telefonía de la recepcionista con IA: recibir y hacer llamadas y pasarlas al personal de la clínica | Los números de teléfono, los datos de cada llamada (hora, duración, resultado) y el audio de la conversación mientras dura. Las llamadas no se graban |
| Meta / WhatsApp Cloud API (EE. UU. / Irlanda) | Mensajería con el paciente | Teléfono y contenido de los mensajes |
| Resend (EE. UU.) | Email transaccional | Nombre, email y contenido del aviso |
| Sentry (EE. UU.) | Diagnóstico de errores | Datos técnicos de cada error; ver §5 |
Fuera de esta lista, porque no trata datos de pacientes: Stripe cobra a la clínica la suscripción a NuvaClin. Recibe el nombre y el email de la clínica, los importes y la tarjeta con la que paga, que la clínica introduce directamente en Stripe. De esos datos NuvaClin es responsable, no encargado.
NuvaClin usa OpenAI a través de su API. Según la documentación de OpenAI, el contenido enviado por esa vía no se usa para entrenar sus modelos salvo que el cliente decida compartirlo, y puede conservarse hasta 30 días en sus registros de control de abusos.
5. Qué medidas de seguridad hay
-
Cifrado en la base de datos de los datos de salud. La historia
clínica, las alergias, las notas del paciente, las notas de odontograma y
periodontograma, las transcripciones y resúmenes de voz, los mensajes de WhatsApp,
las conversaciones con el asistente y los secretos del segundo factor de
autenticación se cifran campo a campo al escribirse, desde que se
activó el cifrado de cada campo (los primeros, el 30 de julio de 2026). El sistema
no arranca en producción si ese cifrado no está activo.
Parte de lo que se escribió antes de que se activara el cifrado de cada campo sigue sin cifrado de campo. Tampoco lo llevan los datos identificativos —nombre, teléfono, documento— ni los ficheros adjuntos. Todos ellos quedan protegidos por el cifrado del almacenamiento del proveedor y por el control de acceso. - Aislamiento entre clínicas. Las consultas de cada usuario de una clínica se filtran por su clínica en el servidor, no solo en la pantalla.
- Transporte cifrado (HTTPS) en toda la aplicación, web y móvil.
- Registro de auditoría de los accesos a datos de pacientes a través de la aplicación, con usuario, momento y dirección de origen.
- Copias de seguridad continuas con restauración a un punto en el tiempo, verificada mediante una prueba real de recuperación.
- Diagnóstico de errores: los errores que se envían al servicio de diagnóstico no llevan el nombre ni el email de quien usa la aplicación, solo identificadores internos (de la petición, la clínica y el usuario), y desde el 1 de octubre de 2026 no llevan el contenido de las peticiones. Hasta esa fecha, cuando una operación fallaba, ese servicio podía recibir el contenido de la petición, que podía incluir datos de salud.
6. Cuánto tiempo se conservan
Como encargado, NuvaClin conserva los datos mientras dure el contrato con la clínica y conforme a las instrucciones de ésta. Los plazos legales de la historia clínica los fija la clínica como responsable, de acuerdo con la Ley 41/2002 y con la normativa de su comunidad autónoma.
Al terminar el contrato, y a elección de la clínica, sus datos se le devuelven o se suprimen de la base de datos en un plazo de 30 días, salvo que una obligación legal imponga conservarlos. Hoy los ficheros adjuntos (documentos, consentimientos firmados, imágenes, archivos de WhatsApp) no se suprimen automáticamente al dar de baja a la clínica.
Plazos que sí fija NuvaClin, por ser propios del servicio:
| Dato | Plazo |
|---|---|
| Metadatos de fichaje | 180 días |
| Registro de auditoría | 365 días, borrado automático |
| Copias de seguridad | La ventana de retención del proveedor de alojamiento |
Borrado de notas clínicas: por trazabilidad médico-legal, borrar una nota clínica la retira de la aplicación pero conserva el registro. Es coherente con el deber de conservación de la historia clínica y limita el derecho de supresión en los términos que la ley permite.
7. Derechos
Si eres paciente, ejerce tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad ante tu clínica, que es la responsable. NuvaClin la asiste para poder atenderlos.
Si eres profesional usuario de la aplicación, escribe a admin@nuvaclin.es para los datos de tu cuenta.
En ambos casos puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.
8. Brechas de seguridad
Si se produce una violación de seguridad que afecte a datos personales, NuvaClin lo notifica a la clínica sin dilación indebida y como máximo en 24 horas desde que tiene conocimiento, por email y por teléfono a su persona de contacto, para que la clínica pueda cumplir su propio plazo de 72 horas ante la autoridad.
9. Cambios
Cualquier cambio en esta política, y en particular la incorporación o sustitución de un subencargado, se comunica a las clínicas antes de aplicarlo, para que puedan oponerse (art. 28.2 RGPD).
Ver también la política de privacidad de la web, el aviso legal y la política de cookies.