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Ausencias y bloqueos de la agenda

Bloquear vacaciones, bajas, festivos y salas, y qué decide el candado de un bloqueo.

Un bloqueo reserva un hueco de la agenda para que no se agende en él: las vacaciones o la baja de un profesional, un festivo de toda la clínica, una sala fuera de servicio. Se gestionan en Configuración → «Equipo y agenda», en la sección «Ausencias y bloqueos de agenda», y también desde el propio calendario (ver más abajo). Solo los administradores pueden crearlos, editarlos y borrarlos.

¿Cómo creo un bloqueo?

Pulsa «+ Añadir bloqueo» y elige a quién afecta:

• Profesional: una persona concreta, o «Toda la clínica» (un festivo, por ejemplo). Ojo: «Toda la clínica» es lo que sale seleccionado; si es para una persona, elígela en el desplegable.
• Sala: un gabinete concreto.

Después eliges el tipo (Vacaciones, Festivo, Baja, Formación, Reunión u Otro), si es de día(s) completo(s) o de una franja horaria, las fechas Desde y Hasta (obligatorias) y, si quieres, el motivo. «Crear bloqueo» lo guarda. En la lista de debajo puedes editarlo con el lápiz o borrarlo con la «✕».

¿Cómo hago que un bloqueo se repita (por ejemplo, 2 horas cada día)?

En el formulario, activa «Repetir este bloqueo» y elige cada cuánto (cada día, cada semana, cada 2 semanas o cada mes), en qué días de la semana (L M X J V S D) y hasta cuándo: un día de fin (incluido) o un número de veces. Al guardar se crean todos los bloqueos de golpe, hasta 400 por serie (unas 260 jornadas laborables al año). Una reunión no se puede repetir.

Las series aparecen en la lista «Bloqueos que se repiten», una fila por serie. Al editar o borrar uno de sus bloqueos, NuvaClin te pregunta si afecta solo a ese, a ese y los siguientes, o a todos los pendientes, y te dice cuántos son. Los que ya han pasado nunca se tocan. En una serie se pueden cambiar las horas, el motivo, el candado, la categoría y a quién afecta, pero no el día: para cambiar el ritmo, borra «este y los siguientes» y crea una serie nueva.

¿Puedo crear un bloqueo desde el calendario?

Sí. Con clic derecho sobre un hueco vacío, «Bloquear esta franja…», o arrastrando con la tecla Mayús pulsada. El formulario se abre ya con ese día, esa hora y esa columna. Con un clic sobre un bloqueo se abre para editarlo.

¿Qué es «Mi semana tipo»?

Debajo de la lista, «Ver mi semana tipo» enseña cómo es la semana de un profesional antes de que exista ninguna cita: su jornada, sus pausas, los tramos de gabinete y, encima, los bloqueos que se repiten. Un clic en un hueco libre abre el formulario con ese día y esa hora, ya preparado para repetirse cada semana: así se reserva, por ejemplo, «las mañanas de ortodoncia» de un solo paso.

¿Qué es el candado?

El interruptor «Impedir agendar citas durante este bloqueo» decide cuánto pesa el bloqueo:

• Con candado: nadie puede agendar encima, ni siquiera el personal. El formulario de la cita muestra un aviso rojo y no deja guardar.
• Sin candado: al agendar encima solo aparece un aviso, que el personal puede aceptar con «Guardar igualmente».

El candado viene puesto de serie en Vacaciones, Festivo y Baja, y apagado en Formación, Reunión y Otro. Si quieres que un bloqueo de Formación impida agendar, enciende el candado tú: si no, cualquiera del equipo podrá agendar dentro de él. Al apagarlo, el formulario te lo advierte. Si eliges una categoría, el candado lo decide la categoría y en el bloqueo no se puede tocar.

Esto vale para el personal desde la agenda. El bot de WhatsApp, la voz, el portal del paciente y Nuvi respetan cualquier bloqueo, con o sin candado: nunca citan en un hueco bloqueado.

¿Qué pasa con las citas que ya había debajo?

Si guardas un bloqueo con candado y ya hay citas por venir dentro, se abre la ventana «Citas ya agendadas bajo la ausencia» con la lista. Marcas las que quieras y eliges qué hacer con ellas: pasarlas a un sustituto (mismo día y hora, con otro profesional), reagendarlas (te propone huecos libres para cada una), anularlas (quedan anuladas por la clínica y entran en «Pendientes de reagendar») o dejarlas y revisarlas a mano (no se mueve nada; quedan marcadas para revisión). NuvaClin no toca ninguna hasta que eliges: con «Decidir después» se quedan como estaban, y desde el bloqueo puedes volver a abrir la ventana con «Ver citas afectadas». Un bloqueo sin candado no abre la ventana: solo te dice cuántas citas quedan debajo.

¿Qué pasa cuando bloqueo una sala?

NuvaClin no reasigna nada por su cuenta. Al guardar el bloqueo te enseña qué profesionales tienen esa sala en su jornada esos días («Estos profesionales tienen esta sala en su jornada esos días — asígnales otra»), con un desplegable para elegir una sala nueva y «Guardar reasignaciones», o «Ahora no» si prefieres dejarlo. Esta lista mira la jornada fija de cada profesional, no las citas que ya estén puestas.

¿Qué son las categorías de bloqueo?

Debajo de la lista, «Categorías de bloqueo» sirve para reservar huecos de la agenda para un tipo de tratamiento (por ejemplo, las mañanas de ortodoncia). Una cita de ese tipo entra sin avisos; cualquier otra recibe el aviso o el bloqueo que elijas en la categoría. Un bloqueo con categoría sigue siempre la rigidez de su categoría: su candado no se toca en el bloqueo, se cambia en la categoría.

Al buscar hora para un tratamiento, el personal ve ofrecidos los huecos que un bloqueo reserva para la categoría de ese tratamiento (y no los que están reservados para otras). WhatsApp, voz, el portal del paciente y Nuvi siguen viendo esos huecos como bloqueados, salvo que lo cambies en Configuración → Equipo y agenda → «Horario y reglas de la agenda» → «Huecos reservados para los agentes automáticos»: con ese interruptor encendido, también ofrecen y reservan esos huecos, solo para el tratamiento al que están reservados.

¿Y cuando se agenda dentro de un hueco reservado?

Por defecto el bloqueo se queda debajo de la cita. Si activas en la categoría «Al agendar, quitar ese tiempo del bloqueo», al agendar dentro de un bloqueo de esa categoría una cita del tratamiento reservado, el bloqueo se acorta o se parte en vez de quedarse debajo, y NuvaClin te avisa con un «Deshacer». En la propia cita, la casilla «Quitar el bloqueo» permite decidirlo caso por caso. WhatsApp, voz y Nuvi solo lo hacen si la clínica ha abierto esos huecos a los canales automáticos (Configuración → General).

¿Qué pasa con las citas que ya estaban puestas?

Un bloqueo nuevo no cancela ni mueve ninguna cita que ya exista, ni se niega a crearse por ellas. Al guardarlo, NuvaClin te avisa de cuántas citas abiertas han quedado debajo. Revisa la agenda de esos días y reubica lo que haga falta.