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Configurar el asistente de WhatsApp

Los interruptores de la pestaña WhatsApp, los mensajes y preguntas frecuentes, el horario, qué puede reservar, los precios y el seguimiento.

La pestaña WhatsApp de Configuración es donde el administrador decide cómo se comporta el asistente que contesta a los pacientes por WhatsApp. Aparece en las clínicas que tienen el módulo de WhatsApp; un usuario que no es administrador solo ve un aviso que lo dice. Para usar la bandeja de conversaciones, mira «WhatsApp: bandeja y plantillas»; este artículo es solo de la configuración. Cada sección (Mensajes del bot, Personalidad del asistente, Horario de atención, Reservas online, Precios y financiación, Seguimiento…) tiene su propio «Guardar cambios», que se enciende cuando cambias algo en ella: guarda solo esa sección. Si WhatsApp aún no está conectado, arriba aparece un aviso con el botón «Conectar WhatsApp».

¿Qué diferencia hay entre los dos interruptores de arriba?

• «Conexión de WhatsApp activa»: si la apagas, NuvaClin deja de recibir los mensajes del número y de enviar recordatorios por WhatsApp. El número sigue funcionando en el móvil de la clínica.
• «El asistente responde solo»: si lo apagas, NuvaClin pasa a ser solo una bandeja. Los mensajes siguen llegando y se guardan en la conversación, pero el asistente no contesta; recepción responde a mano. Los botones de los recordatorios (confirmar, reprogramar, cancelar) se siguen atendiendo solos. Y mientras esté apagado, no sale el reagendado automático de citas canceladas, que necesita al asistente para cerrar la cita.

Para contestar tú a mano sin perder los mensajes, apaga el segundo, no el primero.

¿Puedo cambiar el número o los identificadores de Meta?

No. «Phone Number ID», «Número de teléfono (visible)» y «WABA ID» son de solo lectura: los fija NuvaClin, o la conexión automática con Meta, cuando se enlaza tu número. Si hay que cambiarlos, escribe a soporte. Cuando NuvaClin te ha activado la conexión por tu cuenta, arriba de esta pestaña aparece además «Conectar el WhatsApp de la clínica», que abre una ventana de Meta para vincular el número.

¿Qué son los mensajes del bot y las preguntas frecuentes?

• Mensaje de saludo: el asistente lo usa en el primer turno de la conversación.
• Mensaje fuera de horario: un aviso que el asistente transmite con sus palabras cuando le escriben fuera del horario de atención.
• Mensaje al escalar: lo que ve el paciente cuando la conversación pasa a una persona. Si lo dejas vacío, se manda «En breve un miembro de nuestro equipo te atenderá.».
• FAQs (preguntas frecuentes): pulsa «+ Añadir pregunta» y escribe la pregunta y su respuesta; el asistente las usa para contestar. Una fila con respuesta pero sin pregunta se toma como información general de la clínica y también se usa. Una pregunta sin respuesta no se puede guardar.

¿Qué cambia el nombre, el tono y los emojis?

«Nombre del asistente», «Tono» (Cercano, Neutro o Formal, que trata de usted) y «Usar emojis en las respuestas» cambian cómo lo dice, no lo que puede hacer. Son indicaciones para el asistente, no reglas rígidas: con los emojis apagados no los usa, pero puede equivocarse alguna vez.

¿Cuándo atiende el asistente? ¿Qué puede reservar y qué precios da?

Mira «Horario, reservas, precios y seguimiento del asistente» más abajo en este mismo artículo.

Horario, reservas, precios y seguimiento del asistente

Horario de atención: marcas los días que abre la clínica y, en cada día marcado, una o varias franjas («+ Añadir franja»). Con algún día marcado, los que no lo estén cuentan como cerrados. Fuera de él, el asistente sigue respondiendo, pero avisa de que es fuera de horario y no deriva la consulta a una persona. Si no marcas ningún día, no hay horario y el asistente atiende siempre, no nunca. La «Zona horaria» se aplica a ese horario.

Reservas online: en «Doctores reservables» y «Tratamientos reservables» marcas lo que el asistente puede reservar; si no marcas ninguno, puede ofrecer todos. Un tratamiento sin marcar no desaparece: el asistente sigue pudiendo informar de él, pero no lo reserva, y si el paciente quiere cita le dice que el equipo se la gestiona. «Antelación mínima (horas)» es lo más cerca de ahora que el asistente ofrece un hueco. El «Horizonte máximo (días)» solo lo aplica el asistente de voz: por WhatsApp busca huecos hasta 14 días después de la fecha que pide el paciente. Ojo: hoy el interruptor «Reservas online activas» solo muestra u oculta esos campos; no cambia lo que hace el asistente.

Precios y financiación: con «El asistente puede dar precios orientativos» apagado, el asistente no cita precios. Encendido, los da siempre como «desde X €», y si un tratamiento no tiene precio publicado dice que depende de la valoración. Lo que dice es un compromiso ante el paciente, así que la pantalla te cuenta cuántos tratamientos tienen ya un precio publicado (se pone en cada tratamiento, en «Precio orientativo para pacientes (desde)»). «Financiación» es un texto libre que puede citar si le preguntan.

Seguimiento de quien no reserva: con «Enviar un mensaje de seguimiento», si un contacto nuevo pregunta por WhatsApp, recibe respuesta y no pide cita, el asistente le escribe una sola vez (como mucho una cada 30 días por conversación), entre 1 y 22 horas después de su último mensaje (siempre dentro de las 24 horas que permite WhatsApp sin plantilla) y solo entre las 09:00 y las 21:00. Nunca a quien pidió la baja, a quien ya tiene cita, a quien ya era paciente antes de escribir ni a quien recepción ya está atendiendo. Si tu texto no explica cómo darse de baja, se añade «escribe BAJA» al final.

¿Qué cambia en la clínica de práctica?

La práctica no envía ni recibe nada de WhatsApp. Puedes cambiar textos, preguntas frecuentes, tono, horario, reservas y precios, pero no el seguimiento ni la conexión, que están bloqueados.