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La tablet de firma

Vincular una tablet, mandarle cuestionarios y consentimientos, y qué hacer si algo falla.

El paciente lee, rellena y firma con el dedo en una tablet de la clínica. La tablet se queda esperando y los documentos le llegan solos cuando se los envías desde cualquier ordenador: ya no hace falta dejar tu sesión abierta en ella.

¿Qué tablet necesito?

Cualquier iPad o tablet Android con navegador y wifi, mejor en horizontal. No hace falta lápiz especial, ni instalar ninguna aplicación, ni pagar licencia por dispositivo: puedes vincular las que quieras.

¿Cómo vinculo una tablet?

Lo hace un administrador, una sola vez y con el ordenador y la tablet delante. En Configuración → Tablets → “Vincular tablet” le pones un nombre (“Recepción”, “Sala 2”) y pulsas “Generar código”. Salen un QR y un código de 8 caracteres que caducan a los 10 minutos y valen una sola vez. En la tablet enfocas el QR con la cámara, o abres el navegador en app.nuvaclin.es/tablet/vincular y escribes el código. Cuando la tablet muestre el nombre de la clínica y “Esperando documento…”, está lista.

¿Cómo evito que el paciente se salga de la pantalla de firma?

Con lo que trae la propia tablet: el Acceso guiado en iPad (Ajustes → Accesibilidad) o la fijación de pantalla en Android (Ajustes → Seguridad). Añade antes la página a la pantalla de inicio y abre siempre la tablet desde ese icono: una página suelta en el navegador puede perder la vinculación si pasa días sin usarse. El paso a paso de cada sistema está en el manual en PDF: nuvaclin.es/manuales/guia-tablet-firma.pdf

¿Desde dónde le mando documentos?

Desde cuatro sitios, con el mismo cuadro “Enviar a tablet”: la ficha del paciente (pestaña Cuestionarios y consentimientos), la sala de espera, la bandeja de cuestionarios y el aviso de consentimiento pendiente dentro de la cita en la agenda. Vienen marcados los que le tocan —el de protección de datos, los consentimientos de su cita y el cuestionario de salud— y puedes enviarle varios seguidos: en la tablet salen uno detrás de otro.

¿Qué significa que una tablet esté libre, ocupada o desconectada?

Libre es que está conectada y sin nada en curso. Ocupada es que tiene un paciente a medias: para mandarle otra cosa hay que pulsar “Liberar y enviar”, que corta lo que había en curso (lo ya firmado se queda firmado y lo que faltaba vuelve a quedar pendiente). Desconectada es que lleva más de dos minutos sin dar señal —apagada, sin wifi o con la página cerrada— y no se puede elegir al enviar.

¿Qué ve el paciente?

Primero “¿Es usted Ana G.?”, con su nombre y la inicial del apellido: hasta que no confirma no se le enseña nada más. Luego lee, rellena y firma con el dedo cada documento. Al terminar, la tablet borra de su memoria lo del paciente y vuelve sola a “Esperando documento…”. Nunca ve la agenda ni datos de otros pacientes.

¿Qué pasa con un menor de 16 años?

Firma su padre, madre o tutor legal, y su ficha tiene que llevar los datos completos del tutor. Si faltan, el consentimiento y el documento de protección de datos salen desactivados con el aviso “Falta el tutor” y un enlace para completarlos; el cuestionario de salud sí se puede enviar.

¿Dónde queda lo que ha firmado?

Te llega un aviso en el ordenador y el documento queda en la ficha del paciente, en Cuestionarios y consentimientos, con estado Firmado, canal Tablet y fecha. “Ver PDF” abre el documento con el texto exacto que se firmó, la firma dibujada y una hoja de evidencias (quién firmó, desde qué tablet, quién lo envió, la fecha y hora de registro y la huella del documento).

La tablet se quedó “Ocupada” con un paciente que ya se fue

Tienes tres salidas: “Liberar y enviar” desde el cuadro de enviar, el engranaje de la propia tablet → “Liberar”, o esperar a que se libere sola por inactividad (30 minutos de serie, ajustable en Configuración → Tablets). En los tres casos lo ya firmado se queda firmado.

La tablet pide otra vez un código

Pasa si se formateó, se borraron los datos del navegador, se cambió de navegador o un administrador la desvinculó. En Configuración → Tablets pulsa “Revincular” para generar un código nuevo para esa misma tablet y repite la vinculación.

El paciente no puede dibujar la firma

Por un temblor o una discapacidad, en la tablet no hay otra forma de firmar. Puedes enviarle el documento a su móvil con “Reenviar por WhatsApp” o por email para que lo firme desde su enlace, o imprimir el cuestionario y conservarlo en papel según el procedimiento de la clínica (el papel no genera la hoja de evidencias electrónica).

¿Hay un manual para dejar en recepción?

Sí, en PDF y con capturas: nuvaclin.es/manuales/guia-tablet-firma.pdf. Incluye la puesta en marcha, la configuración del iPad y del Android, el día a día, lo que ve el paciente, una tabla de problemas y soluciones y una lista rápida de cada día.

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