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Portal del paciente

Activar el portal, qué ofrece al pedir cita, cómo entra el paciente y qué documentos ve.

El portal del paciente es una web donde tus pacientes entran con su email para gestionar sus citas y consultar los documentos que les compartes, sin llamar a la clínica. No necesitan instalar nada: se abre en el navegador, en la dirección «Enlace del portal» que ves en Configuración.

¿Dónde se activa y quién puede hacerlo?

En Configuración, pestaña Notificaciones, sección Portal del paciente. Solo los administradores pueden cambiarlo. Una clínica nueva lo tiene apagado: mientras «Portal activo» esté apagado, ningún paciente puede entrar ni recibir códigos de acceso. Cuando termines de cambiar algo, pulsa «Guardar cambios».

¿Cómo entra un paciente?

Con un código de un solo uso que recibe por email. El paciente abre el enlace del portal, escribe su email y pulsa «Continuar»; le llega un código de seis cifras que caduca a los pocos minutos y que solo se puede usar una vez, y lo teclea en las seis casillas. Para que esto funcione tiene que estar encendido «Código por email»: es el único canal por el que el portal envía el código, así que con el portal activo y ese interruptor apagado ningún paciente puede entrar.

La pantalla es la misma exista o no ese email en la clínica, a propósito: así nadie puede comprobar quién es paciente tuyo. Si un mismo email pertenece a varios pacientes de la clínica (por ejemplo, una familia), el portal pide el DNI o NIE para saber quién entra; y si el email está en varias clínicas, deja elegir a cuál acceder.

¿Cómo le doy acceso a un paciente concreto?

Desde su ficha, en la pestaña Resumen, bloque «Portal del paciente», con el botón Enviar acceso. El paciente necesita tener un email en la ficha: sin él, el botón está desactivado. Le llega un correo con un código de acceso (no un enlace que abra el portal directamente) y entra con él en el portal. Si el portal de la clínica está apagado, la aplicación te avisa de que no está activo.

En el formulario del paciente (Nuevo paciente o Editar) hay además un interruptor «Portal del paciente activo», que viene encendido en todos los pacientes. Si lo apagas, ese paciente no puede entrar al portal aunque el de la clínica esté activo: no recibe códigos de acceso (el portal responde como si no fuera paciente), el botón «Enviar acceso» te avisa de que su acceso está apagado y, si estaba dentro, su sesión deja de funcionar. Para que un paciente pueda entrar hacen falta las dos cosas: el portal de la clínica activo (y «Código por email» encendido) y este interruptor encendido en su ficha, además de un email en la ficha.

¿Qué puede hacer el paciente dentro?

• Inicio: su próxima cita y lo que tiene pendiente (citas por confirmar, cuestionarios).
• Citas: ve sus citas del último año y las futuras, confirma las pendientes y puede cancelar, con un motivo si quiere. Cancelar o cambiar una cita exige una antelación mínima (24 horas por defecto): si el paciente no llega a tiempo, el portal se lo impide y tiene que contactar con la clínica.
• Pedir cita: elige tratamiento (o «No lo sé aún»), profesional (o «Cualquier profesional disponible») y un hueco libre, y envía la solicitud. Solo funciona si la clínica tiene habilitada la reserva online, que viene desactivada en una clínica nueva y no tiene interruptor en Configuración: si la quieres, consúltalo con NuvaClin.
• Documentos: sus facturas, sus presupuestos y los documentos de la ficha que hayas marcado como visibles.
• Cuestionarios: los que la clínica le pide rellenar, y los que ya completó.
• Varias clínicas: si el paciente lo es de más de una, cambia de clínica sin repetir el código.

¿Qué profesionales y tratamientos le ofrece el portal al pedir cita?

Lo decides en las dos listas de la misma sección: Profesionales reservables por el portal y Tratamientos reservables por el portal.

• Con una lista sin marcar, el portal ofrece todos los profesionales activos que atienden pacientes (no los recursos ni el personal no clínico) o todos los tratamientos activos.
• Con una lista marcada, solo se ofrece lo marcado, y no es solo un filtro de la pantalla: si un paciente intenta reservar (o cambiar su cita a) un tratamiento o un profesional fuera de la lista, el servidor lo rechaza.
• «Seleccionar todos» marca la lista entera; ojo, una lista entera marcada no es lo mismo que una vacía: si más adelante das de alta un profesional o un tratamiento nuevo, con la lista marcada no se ofrece hasta que lo marques.

¿Cómo gestiono las citas que pide el paciente?

Una cita pedida desde el portal nace pendiente, sin confirmar. En la agenda aparece el botón Solicitudes online (N), con el número de solicitudes pendientes; solo sale cuando hay alguna. Dentro, cada fila trae al paciente, el tratamiento, el profesional y el día y la hora que eligió, y dos botones:

• Confirmar: la cita pasa a confirmada.
• Rechazar: la cita queda cancelada; puedes escribir un motivo, que es opcional.

El paciente no puede confirmar su propia solicitud: en su portal no le sale el botón «Confirmar» sobre ella, y si lo intentara el servidor se lo rechaza. Solo la clínica la saca de «Solicitudes online», confirmándola o rechazándola. Tampoco puede confirmarla desde el enlace del recordatorio por email ni con el botón o el chat de WhatsApp, ni en una llamada de recordatorio: se le dice que la clínica todavía la está revisando. Esto vale para las citas pedidas por el propio paciente (portal, WhatsApp o llamada); las que crea la clínica sí las puede confirmar el paciente desde su portal. Para no perder ninguna solicitud, revisa la lista con frecuencia.

Si el profesional de la cita tiene usuario en la clínica, recibe además una notificación («Nueva cita solicitada desde el portal»). En Configuración, pestaña Notificaciones, el interruptor «Confianza en canales automáticos» solo cambia la bandeja «Requiere acción» de Inicio: esas citas siguen naciendo pendientes y siguen en «Solicitudes online».

¿Qué documentos ve el paciente?

• Presupuestos: desde que los envías. Mientras un presupuesto es un borrador, el paciente no lo ve; después sigue viéndolo aunque lo acepte, lo rechace o caduque.
• Facturas: las emitidas y las pagadas. Los borradores y las facturas anuladas no aparecen.
• Documentos de la ficha: solo los que están marcados como visibles para el paciente; por ejemplo, al guardar un cuestionario en la ficha tienes el interruptor «Visible para el paciente en el portal», que viene desmarcado.

¿Puede el paciente ver el historial clínico completo?

No. El portal no da acceso a la historia clínica ni a las notas internas. De sus citas solo ve lo que él mismo escribió al pedirlas, no las notas que la clínica apunta en la agenda.