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Facturación en Configuración: datos fiscales, series y plantillas

Qué hace falta para emitir facturas, las reglas de cobro, cómo se numeran los documentos y cómo se diseñan sus PDF.

En Configuración → pestaña «Facturación» está lo que decide cómo se numeran, se calculan y se imprimen tus facturas y presupuestos. La ven las personas que tienen el módulo Documentos de venta, pero solo un administrador puede cambiar algo: al resto, los campos le salen bloqueados.

¿Qué hay en la pestaña?

De arriba abajo, una sección por cada pregunta del asistente de configuración. Cada una tiene su propio «Guardar cambios», que se enciende cuando cambias algo en ella y guarda solo lo suyo:

• Datos fiscales y facturación: la razón social, el régimen y el IVA por defecto.
• Qué cuenta como producido y cuándo se factura: cómo se facturan los planes y si se cobra con el saldo a cuenta del paciente.
• Pago fraccionado de presupuestos: cómo se factura lo que se cobra a plazos y los avisos de las cuotas.
• Cierre de periodo y ejercicio: los ajustes del resumen por periodos.
• Registros de facturación: «Descargar registros de facturación (CSV)», que baja los registros de facturación electrónica de la clínica.
• Series de facturación: la numeración de facturas y presupuestos.

El diseño de los PDF tiene su propia entrada, Plantillas de documentos. Quién puede cerrar la caja y mover efectivo, quién puede cobrar una cita desde la agenda y quién reabre una caja cerrada está en Caja y cupones, y se guarda en cuanto tocas el interruptor.

¿Qué necesito para poder emitir una factura?

El CIF y la razón social de la clínica. El CIF se escribe en la pestaña General, en «Datos de la clínica»; la razón social, aquí, en «Datos fiscales y facturación». Si falta cualquiera de los dos, NuvaClin no deja emitir la factura y avisa. Un presupuesto no los exige.

¿Qué hace el IVA por defecto?

Es el porcentaje que llevan los presupuestos y las facturas nuevos cuando no se indica otro; se puede cambiar en cada documento. No toca los documentos que ya existen.

¿Y el régimen de facturación?

En una clínica nueva el selector solo ofrece «Ninguno».

¿Qué reglas de cobro puedo elegir?

• Facturación de planes de tratamiento: «Una factura por el total» (la opción de siempre) o «Una factura por fase». Solo con «por fase» se pueden facturar las fases una a una desde el plan.
• Facturar al terminar un trabajo: «Solo con el botón de la pestaña Contabilidad» o «Preguntar al marcar una fase como hecha». Preguntar solo ofrece emitir la factura de esa fase, y solo si facturas por fase: si contestas «Más tarde», no se emite nada. Nunca se emite sola.
• Cobrar con el saldo a cuenta del paciente: si el paciente dejó dinero a cuenta, decide si la factura se paga con ese saldo en vez de cobrarla otra vez. Con «Nunca» (la opción de serie) el cobro es un pago nuevo. Con «Preguntar al cobrar», al marcar una factura como pagada se te pregunta si usar el saldo. Con «Siempre», se usa sin preguntar al cobrar la cita o marcar la factura como pagada.
• Pago fraccionado de presupuestos (su propia sección): cómo se factura lo que se cobra a plazos y los avisos de las cuotas. Cada opción lleva su explicación debajo.

¿Qué es el «Cierre de periodo y ejercicio»?

Los ajustes de los resúmenes de cobros, producción y primeras visitas: el día en que empieza la semana, el mes en que empieza el año, cuándo cuenta una primera visita, desde qué fecha cuentan los pacientes nuevos y cuáles de esas tres series enseña el resumen.

¿Cómo funcionan las series de numeración?

Cada serie numera un tipo de documento (factura o presupuesto) con un correlativo. Al emitir, el documento toma el siguiente número de la serie marcada «Por defecto» de su tipo. Si no hay ninguna, NuvaClin crea sola una serie anual: F y el año para las facturas, P y el año para los presupuestos.

• «+ Nueva serie» pide el código, el tipo, el prefijo, el próximo número y el formato. El código, el tipo y el próximo número no se pueden editar después.
• Junto al código ves «Siguiente», con una vista previa del número. El prefijo y el formato solo cambian esa vista previa (y el prefijo solo se ve si el formato incluye {prefijo}): la referencia de la factura es siempre el código de la serie, un guion y el número, sin ceros de relleno (F2026-1). Para imprimir otro formato, usa la «Máscara de numeración» de la plantilla (más abajo).
• «Marcar por defecto» elige la serie que usan los documentos nuevos de ese tipo. Una serie inactiva no puede ser la serie por defecto, y una serie por defecto que desactivas deja de usarse.
• La × borra una serie, pero solo si no ha emitido ningún documento. Si ya los tiene, avisa y hay que desactivarla con su interruptor «Activa»: así no se pierde la numeración.

¿Cómo funcionan las plantillas de documentos?

«Branding de facturas y presupuestos» tiene cuatro pestañas: Factura, Presupuesto, Caja diaria y Jornada laboral. Cada una es independiente y se guarda por separado con su «Guardar». La factura rectificativa y la simplificada usan la plantilla de Factura.

• Guardar no basta: hay que activarla. «Usar esta plantilla en los PDF» viene apagado. Mientras esté apagado, los PDF se hacen con el diseño clásico de NuvaClin, sin ninguna de tus personalizaciones.
• Los datos del emisor salen de la plantilla. Con la plantilla activa, el NIF, la dirección (con su código postal y ciudad), el teléfono y el email que ves bajo el nombre del emisor son los que escribes en el bloque «Datos fiscales del emisor» de esa plantilla, no el CIF de General. Si lo dejas vacío, el PDF lleva solo el nombre. Rellénalo antes de activar la plantilla de Factura.
• El nombre del emisor es el «Nombre comercial» de la plantilla o, si está vacío, el nombre de la clínica. El logo es el de la plantilla o, si no subes uno, el de la clínica.
• La «Máscara de numeración» (por ejemplo FAC-{numero:04d}, con los datos {serie} y {numero}) cambia el número que se imprime en el PDF. No cambia el número guardado.
• «Copiar de la otra plantilla» copia la configuración de Factura a Presupuesto o al revés, y pisa lo que había: copia también el interruptor «Usar esta plantilla en los PDF», tal como esté en la de origen, pero no el logo. «Restaurar valores por defecto» borra la plantilla.
• El idioma del paciente tiene prioridad sobre el idioma de la plantilla.
• La vista previa de la derecha se actualiza sola mientras escribes, sin guardar.

¿Qué cambia en la clínica de práctica?

La razón social, el régimen de facturación y la facturación electrónica vienen fijados y no se pueden cambiar. El resto (IVA, reglas de cobro, series, plantillas) sí, y se guarda en la clínica de práctica, no en la real. Los documentos de la práctica llevan una marca de «sin validez fiscal».