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Caja y cupones en Configuración: cajas, quién cierra, quién cobra y cupones de descuento

Varias cajas que se cuadran por separado, quién puede cerrar la caja y mover efectivo, quién puede cobrar una cita o reabrir una caja cerrada, y los cupones de porcentaje o importe fijo.

En Configuración → «Caja y cupones» están las cajas de la clínica, quién puede cerrar, cobrar y reabrir, y los cupones de descuento. Las cajas y los dos primeros interruptores salen con el módulo Caja, el tercero necesita además la agenda; los cupones, con Documentos de venta y solo para un administrador.

¿Quién puede cerrar, cobrar y reabrir una caja?

La sección «Caja: quién cierra, quién cobra y quién reabre» tiene tres interruptores. Solo un administrador los cambia, y se guardan en cuanto los tocas, sin botón:

• «Solo un administrador puede cerrar la caja y mover efectivo». Encendido —como ha sido siempre—, solo un administrador cierra el día, cierra un día pasado del historial y apunta el cambio inicial, el pago al mensajero o el dinero que se lleva al banco. Apagado, lo hace cualquier perfil con acceso a Caja: el cierre sigue guardando quién lo hizo y sigue pidiendo un motivo si el arqueo no cuadra.
• «Solo un administrador puede reabrir una caja cerrada». Apagado, cualquier persona que cobre puede confirmar la reapertura de una caja ya cerrada (desde cobros, cuotas o el asistente). Encendido, hace falta un administrador; recepción solo podrá apuntar un anticipo o un reembolso a la siguiente caja abierta.
• «Solo un administrador puede cobrar una cita desde la agenda o un plan en su totalidad» (solo con la agenda). Apagado, cualquiera que llegue a la cita o al plan puede cobrarlos, tenga o no acceso a Caja y a Documentos. Encendido, el botón «Cobrar» de la cita y «Marcar cobrado» del plan quedan desactivados para el resto de roles, y el servidor también lo rechaza.

¿Para qué sirven varias cajas?

Cada caja se abre, se cuadra y se cierra por separado: por ejemplo, la del mostrador y la de una segunda recepción. Toda clínica tiene una, la Predeterminada. Un administrador añade otras con «+ Añadir caja», les cambia el nombre con «Renombrar» y las desactiva con «Desactivar».

• Una caja no se borra nunca: su historia es dinero que se movió. Desactivarla solo impide que entren movimientos nuevos; sus días cerrados se siguen pudiendo consultar.
• La predeterminada no se puede desactivar, ni una caja que tenga un día abierto.
• Los cobros, anticipos y reembolsos que se hacen desde un navegador van a su caja activa, que se elige en la pantalla Caja, en «Caja activa».

¿Cómo funcionan los cupones de descuento?

Un cupón quita un porcentaje o un importe fijo a un borrador de presupuesto o factura. Lo crea un administrador con «+ Nuevo cupón»: el tipo, el código (por ejemplo PRIMERA10), un nombre interno, la cantidad y, si quieres, desde y hasta cuándo vale, cuántos usos tiene en total y cuántos por paciente. Sin fechas ni límites, el cupón no caduca ni se agota.

• No es dinero: no entra en caja. Cambia el importe del documento antes de emitirlo.
• El importe fijo se quita de la base imponible, antes del IVA, repartido entre las líneas en proporción a su base. Por eso el total baja el importe más su IVA: un cupón de 25 € sobre líneas al 21 % baja el total 30,25 €; si las líneas están exentas, baja 25 €. Si el borrador vale menos que el cupón, se quita solo lo que vale.
• No se acumula con un descuento que el documento ya tenga, ni general ni en sus líneas.
• Lo aplica cualquiera que pueda editar el borrador; solo un administrador lo crea o lo apaga.
• El código y la cantidad no se cambian: otra cantidad es otro cupón. Un cupón que ya no quieres se apaga con «Apagar» y se vuelve a encender con «Encender».
• Se cuentan los usos vivos: una factura anulada devuelve el suyo.