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Caja y cierre diario

Cómo se cobra una factura y cómo se cierra la caja del día.

Caja es donde se registran los cobros del día y se cierra la jornada por método de pago.

¿Cómo cobro una factura?

Abre la factura en Presupuestos y Facturas y pulsa «Registrar pago». Escribes el importe y eliges el método: efectivo, tarjeta, transferencia, Bizum, financiación (lo que paga una financiera: suma en el total del día pero no en el efectivo del cajón) u otro. Si el paciente paga con dos métodos a la vez, «Dividir en otro método» reparte el importe en el mismo cobro. Una factura puede cobrarse en varios pagos si el paciente no paga todo de una vez: mientras falte algo queda como «Parcial», y pasa a «Pagada» cuando se salda.

¿Qué es el cierre de caja?

Un resumen del día con el total cobrado por cada método de pago, para cuadrar la caja física con lo registrado en la app. «Efectivo esperado en caja» es lo que debería haber en el cajón al terminar la jornada. Se cierra con «Cerrar caja», en la tarjeta de Caja diaria, y los cierres anteriores están en el historial de cierres, con su desglose.

Mientras la caja del día siga abierta puedes corregir el método de un cobro (por ejemplo, si se anotó efectivo y era tarjeta) sin necesidad de rectificar la factura.

¿Cómo cuadro el cajón al cerrar?

Quién puede cerrar el día lo decide el mismo interruptor que gobierna el efectivo, «Solo un administrador puede cerrar la caja y mover efectivo» (Configuración → «Caja y cupones»): encendido, como de serie, solo un administrador; apagado, cualquier perfil con acceso a Caja. El cierre guarda siempre quién lo hizo.

Al pulsar «Cerrar caja» la aplicación te pide el efectivo contado: cuenta los billetes y monedas del cajón y escríbelo. Si no coincide con el efectivo esperado, te enseña la diferencia (si sobra o falta dinero) y te pide el motivo. La caja se cierra igual: lo contado, la diferencia y el motivo quedan en el historial de cierres y en el PDF del día. Cerrar un día pasado desde el historial pide lo mismo.

¿Cómo apunto el cambio inicial o un pago al mensajero?

Con «+ Entrada» y «− Salida», en el apartado «Entradas y salidas de efectivo» de Caja diaria: el cambio que se deja en el cajón por la mañana, pagar al mensajero, llevar dinero al banco… Cada movimiento lleva importe y motivo, y queda quién lo hizo y a qué hora. Suman o restan en el efectivo esperado, pero no son cobros ni gastos: no aparecen en Cobros, en el Informe financiero, en Resultados ni en los libros. Quién puede apuntarlos lo decide la clínica en Configuración → «Caja y cupones», en «Solo un administrador puede cerrar la caja y mover efectivo»: encendido —como de serie— solo un administrador, apagado cualquier perfil con acceso a Caja. En ningún caso con la caja cerrada. Si te equivocas, apunta el movimiento contrario con su motivo.

Si llevas efectivo al banco, apúntalo como salida. Cuando importes el extracto en Conciliación bancaria, ese ingreso aparecerá sin factura: pulsa «Revisar y aplicar» y elige «Salida de caja». La aplicación te ofrece las salidas del mismo importe apuntadas en los días anteriores a la fecha valor (30 por defecto; se cambia en Configuración → Caja y cupones) y, si la que buscas queda fuera de esas fechas, puedes elegirla tú entre todas las salidas de ese importe que aún no están conciliadas. Al confirmarlo, el ingreso queda conciliado y enlazado a la salida: no es un cobro, ni un anticipo, ni un gasto, y no cambia ninguna cifra de la caja, de Cobros, del Informe financiero ni de Resultados. Si te equivocas, se deshace desde «Conciliados». Nunca lo registres como anticipo: no es dinero de ningún paciente.

¿Qué pasa si entra un cobro con la caja ya cerrada?

La aplicación te avisa de que la caja del día está cerrada y te pregunta si quieres reabrirla para registrar ese cobro. Si aceptas, la caja vuelve a estar abierta y tendrás que cerrarla de nuevo; si no, el cobro no se registra. Nunca se reabre en silencio.

¿Y si el paciente tiene aseguradora?

Cada documento tiene un único pagador: lo que paga el paciente se cobra sobre su factura, y lo que paga la aseguradora, sobre la factura a su nombre (ver “Aseguradoras y mutuas”). En los dos casos el cobro se registra con «Registrar pago» y entra en la caja del día en que se registra.

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