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Aseguradoras y mutuas

Aseguradoras, baremos, póliza y volantes del paciente, y cómo facturarles.

Si tu clínica trabaja con mutuas o aseguradoras, aquí las das de alta, les pones tarifa y las usas en las fichas de los pacientes, los volantes y las facturas. Un detalle importante: NuvaClin no reparte solo un tratamiento entre el paciente y la aseguradora. Cada presupuesto o factura tiene un único pagador, el paciente o la aseguradora.

¿Cómo doy de alta una aseguradora?

En Aseguradoras (menú Finanzas → Catálogos), con «Nueva aseguradora». Solo el nombre es obligatorio, pero rellena también la razón social, el NIF/CIF y la dirección: son los datos que se copian a las facturas que le hagas (si no hay razón social, se usa el nombre). El email y el teléfono de contacto son opcionales. Si el NIF/CIF no es válido, la factura a esa aseguradora no se podrá emitir.

Todo el equipo con el módulo puede consultar el catálogo, pero solo los administradores de la clínica pueden dar de alta, editar o eliminar aseguradoras y baremos.

¿Qué es un baremo?

El precio de un tratamiento con una aseguradora. Se gestiona con «Baremos», en la fila de la aseguradora. Cada baremo tiene dos partes: el «Precio aseguradora», lo que paga ella, y el «Copago paciente», lo que paga la persona. El precio total del tratamiento es la suma de las dos. Opcionalmente lleva un código de baremo y las fechas «Vigente desde» y «Vigente hasta».

Sin fechas, el baremo vale siempre. Si un tratamiento tiene varios, solo cuenta el que está vigente hoy: uno caducado o que todavía no ha empezado no se usa, y si hay más de uno vigente gana el que empezó más tarde. La lista de baremos no muestra las fechas: pulsa «Editar» en un baremo para verlas.

El precio del baremo lo toma, sin que lo escribas, una fase de un plan de tratamiento cuyo precio dejas vacío (no a cero: un 0 escrito se respeta), en un paciente que tiene aseguradora. Si no hay baremo vigente, toma el precio del catálogo. En cambio, al añadir un tratamiento a un presupuesto o a una factura desde la pantalla, la línea sale con el precio del catálogo: ajústalo tú al que corresponde.

¿Cómo asocio un paciente a su aseguradora?

En su ficha: pulsa «⋯», elige «Editar datos» y rellena la sección «Cobertura» con la aseguradora y el número de póliza. Un paciente sin aseguradora es un paciente privado. Anotar la aseguradora no cambia por sí solo ningún presupuesto ni factura.

¿Qué es un volante?

El registro de lo que una aseguradora autoriza a un paciente. Está en la pestaña «Volantes» de la ficha, con «Nuevo volante»: eliges la aseguradora (cualquiera del catálogo, no tiene que ser la de la ficha) y anotas el número de volante, la fecha, los servicios autorizados, las sesiones autorizadas y las notas.

Un volante nace «Pendiente». NuvaClin no descuenta sesiones cuando el paciente viene, ni lo marca como usado o caducado: es un registro. Si quieres llevar la cuenta de las sesiones, anótala en las notas del volante: la lista de volantes no las muestra, se ven al pulsar «Editar».

¿Cómo se factura a la aseguradora?

En Presupuestos y Facturas, crea la factura (o el presupuesto), elige al paciente y cambia «Pagador» a «Aseguradora»; después elige cuál. Al crear el documento se copian los datos fiscales de la aseguradora, no los del paciente, y no se actualizan si luego editas la aseguradora. Un presupuesto con pagador aseguradora conserva ese pagador al convertirlo en factura.

Si el tratamiento tiene un copago, NuvaClin no genera la factura del paciente por su cuenta: crea otro documento a su nombre. El cobro de cada factura se registra como siempre, con «Registrar pago», y entra en la caja del día en que lo registras.

¿Cómo hago una sola factura a la aseguradora con todos los actos del mes?

En Aseguradoras, pestaña «Facturación agrupada»: eliges la aseguradora y el periodo, y NuvaClin te enseña los actos que puede facturarle antes de emitir nada. Un acto es una cita completada, con tratamiento, de un paciente de esa aseguradora (o con un volante suyo), que todavía no está facturada. Su precio es la parte de la aseguradora del baremo vigente el día de la cita: el copago es del paciente y no va en esta factura. Un acto sin baremo, o cuyo baremo no deja nada a cargo de la aseguradora, sale aparte y no se factura: NuvaClin no se inventa un precio.

Quita la marca a los actos que no quieras incluir y pulsa «Emitir factura». Sale una factura con una línea por acto (tratamiento, paciente, fecha y número de volante, tal como los necesita la aseguradora para reconocerlo), por el mismo camino que cualquier otra: comprueba los datos fiscales de la clínica y el NIF de la aseguradora, se numera en la serie, y queda en la cadena de VeriFactu. Un acto se factura una sola vez: si ya tiene su propia factura, o ya está en una agrupada, no vuelve a salir, y desde la agenda no se puede cobrar de nuevo.

Por defecto se numera en la serie de facturas de siempre. Si prefieres una serie propia para las mutuas, créala en Series y elígela en «Serie de las facturas a mutuas»; es un ajuste de la clínica y, vacío, todo sigue como estaba. El IVA es el que tengas por defecto en Configuración > Fiscal, como en cualquier factura.

¿Cómo concilio lo que paga la aseguradora?

La aseguradora te paga una transferencia y manda un listado (CSV o Excel). Abre la factura agrupada, pulsa «Importar pago» y sube el fichero. NuvaClin reconoce las columnas por sus nombres habituales (puedes decirle cuál es cuál) y cruza cada fila con una línea de la factura: primero por el número de volante, y si no hay, por paciente y fecha, o por fecha e importe. Si una fila no se puede atar a una línea sin adivinar, queda «sin cruzar» para que la mires tú: es peor pagar la línea equivocada.

Antes de guardar ves el resultado, sin que se escriba nada. Cada línea queda:

• Pagada: la aseguradora cubre lo reclamado. Si pagó de más, el exceso queda anotado en la línea y en el total, para que decidas si lo devuelves o lo abonas: no se mezcla con lo que debe la aseguradora.
• Parcial: pagó menos de lo facturado. Lo que falta es la diferencia de baremo y sale en «Por reclamar».
• Rechazada: figura en el listado y no la paga. Se guarda su motivo y sale en «Por reclamar».
• Pendiente: el fichero no la nombra; sigue debiéndose.

El pago entra en la caja como una transferencia por lo cobrado de cada línea hasta lo que reclamaba. Importar el mismo fichero dos veces no cobra dos veces. La factura nunca se modifica; cuando la aseguradora te pague lo que quedaba, sube su nuevo listado y las líneas se saldan.

¿Qué hago con una línea rechazada?

Para cada línea parcial o rechazada decides tú: «Reclamar» la deja a cargo de la aseguradora, o, si está rechazada y sin nada cobrado, «Pasar al paciente». Decidir no mueve dinero ni toca ningún documento.

Cuando tengas líneas marcadas «Pasar al paciente», pulsa «Rectificar y refacturar»: NuvaClin emite una factura rectificativa de la agrupada, emite otra agrupada nueva con las líneas que quedan, y le pasa lo que la aseguradora ya había pagado (ese dinero se cobró de verdad, no sale por caja). Los actos que se quedan fuera quedan libres: ya se pueden cobrar al paciente desde la agenda. Una factura emitida no se edita nunca; por eso el cambio se hace con una rectificativa, que anula la factura entera y se sustituye por la nueva.

¿Cómo sé lo que me debe cada aseguradora?

En la pestaña «Informe» de Aseguradoras: por cada una, el número de facturas, lo «Facturado (con IVA)» y lo «Pendiente de cobro». Cuentan las facturas emitidas y las ya cobradas; un borrador no cuenta y una factura anulada deja de contar. Lo pendiente descuenta los cobros registrados. Una factura rectificativa resta de lo facturado, y la factura que rectifica deja de contar como pendiente.

¿Qué pasa si una aseguradora deja de trabajar con la clínica?

«Eliminar», en el menú «⋯» de su fila, la da de baja: deja de aparecer en el catálogo y en los desplegables, pero no borra nada. Las fichas y los documentos que ya la usaban no cambian, y sus facturas siguen contando en el informe.

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